Referat af det ordinære afdelingsmøde i
afdeling 17.05 Egebjerghaven
tirsdag den 18. september 2007 kl. 19.00
i afdelingens beboerlokaler
Tårnet, Egebjerg Bygade 2
Deltagere:
Afdelingsbestyrelsen: Formand Lars Andersen, Michael Jensen, Jette Vang og Grete Kristiansen
Afdelingen: 21 husstande fra Egebjerghaven, 1 fra afd. Egehøjafdelingen, samt
afdelingens Indspektør Allan Fabritius
Almenbo: Bjarne Frølund, Lisbet Schaltz og Lene Høimark Terpe
Dagorden:
1. Valg af dirigent
2. Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde
3. Behandling af indkomne forslag
4. Godkendelse af budget for afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb og sociale aktiviteter for
beboerne det kommende år
5. Godkendelse af afdelingens driftsbudget
6. Valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen og suppleanter
a. Valg af bestyrelsesmedlem b. Valg af suppleant
7. Eventuelt
Formanden bød velkommen til årets ordinære afdelingsmøde.
ad 1 - Valg af dirigent
Bjarne Frølund blev valgt som dirigent og konstaterede, at mødet var indkaldt med det lovmæssige varsel.
Under oplæsning af dagsorden spurgte dirigenten, om beboerne havde anmærkninger til, at det reviderede forslag 1 til havereglementet først blev omdelt til beboerne den 13. september 2007. Dette var ikke tilfældet.
ad 2 - Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde
Beretningen var fremsendt skriftligt til beboerne senest 8 dage før mødet.
Der var følgende bemærkninger til beretningen:
En beboer spurgte, om BallerupNettet var en mulighed for at opnå billigt internet, tv og radio samt telefoni.
Formanden lovede at undersøge, om BallerupNettet havde anlagt kabler i Egebjerg-området.
Til referat kan oplyses, at ifølge www.ballerupnettet.dk har Egebjerg-området endnu ikke fået anlagt kabler.
En beboer spurgte, hvorvidt skiftet til Eon vil betyde en mindskning af støjen fra varmecentralen.
Allan Fabritius forklarede, at støjen i varmecentralen skyldtes, at aftrækskanalen, som ligger under gulvet, ved skybrud bliver fyldt med vand og derfor ”hamrer”. Problemet er pt. ved at blive udbedret.
Beretningen blev herefter godkendt.
ad 3 – Behandling af indkomne forslag
Der var indkommet tre forslag.
Forslag 1 - Havereglement
”Haver, der er tilknyttet stuelejligheder og rækkehuse, vedligeholdes af den enkelte lejer i boperioden. Dette indebærer vedligeholdelse af plankeværk, hække, græsareal, terrasse og øvrig beplantning.
Haverne skal til enhver tid fremstå vel vedligeholdt, og græsset skal i vækstperioden holdes nede i normal lav højde, hvilket vil sige slåning én gang ugentlig i nævnte periode.
Såfremt haven er misligholdt, vil den blive ordnet for beboerens regning.
Terrasse
På terrassen må der anlægges fliser efter lejers eget ønske.
Plankeværk
Der må ikke opsættes plankeværk. Dog er det tilladt i haverne mod søen (Egebjerghaven 55-65) at forny det eksisterende plankeværk. Afdelingen erstatter øvrige eksisterende plankeværk med hæk i de tilfælde, hvor det er nedslidt. Plankeværket skal males i GORI 88 kridt hvis, der udleveres på ejendomskontoret.
Hække
Det er tilladt at plante en hæk omkring det enkelte lejemåls have.
Hækkens højde må dog højst være 150 cm. i højden mod gårdareal (ligeledes må der opsættes pileflethegn i en højde på 150 cm.) og 160 cm. mod øvrige arealer. Dog må hækken ved portgennemgang være 180 cm. Der kan vælges mellem bøge- og ligusterplanter. Hækken skal klippes senest 1. juli hvert år.
Låger
Der må godt opsættes en låge i hækken/plankeværket. Lågen skal dog overholde højden for disse. Lågen skal være i samme farve som plankeværk eller i grøn (evt. trykimprægneret) som hækken.
Beplantning
Lejere kan frit etablere en beplantning i have.
Træer må ikke være højere end 3 m. Buske samt slyngplanter må ikke være højere end 2 m. Hverken træer, buske eller slyngplanter må være til gene for naboer eller bygningsdele.
Før opsætning af markiser, drivhuse, vinterhaver, glasinddækning af tagudhæng mv. skal tilladelse indhentes hos afdelingsbestyrelsen.
Afdelingsbestyrelsen kan dispensere for disse regler, hvor beplantning mv. er etableret før vedtagelsen af dette havereglement, eller hvor skønnes rimeligt.
Dette havereglement erstatter alle tidligere havereglementer”.
Havegruppen havde ikke supplerende kommentarer til forslaget.
Bjarne Frølund oplyste, at tidligere afdeling Egehøjs havereglement endnu er gældende og at forslaget, hvis det blev vedtaget, kun vil gælde i den oprindelige afdeling Egebjerghaven. Denne problematik skal der arbejdes videre med i den kommende tid.
En beboer spurgte, om ”fliser” kunne være såvel træ- som betonfliser i afsnittet om terrasser.
Som afsnittet pt. er formuleret i havereglementet, har beboerne mulighed for selv at vælge flisemateriale til deres terrasse.
En beboer kunne ikke forstå, hvorfor havereglementet atter var på dagsordenen, da der efter sidste afdelingsmøde var urafstemning om havereglementet.
Bestyrelsen svarede, at da den havde forsøgt at håndhæve det tidligere havereglement, havde det vist sig at være problematisk og havde ført til indsættelse af en havegruppe med dette forslag.
Administrationen oplyste, at teksten i afsnittet om opsætning af markiser og lignende skulle ændres, da opsætning af disse krævede Ballerup Kommunes godkendelse. Det er derfor i Boligselskabet Kirstinevang (ikke i afdelingsbestyrelsen), der skal søges tilladelse.
Herefter blev forslaget gældende for den gamle del af Egebjerghaven, vedtaget.
Det reviderede havereglement er vedlagt referatet.
Forslag 3 – Indmeldelse af Egebjerghaven i Fællesvirket
Forslagsstiller havde ikke uddybende kommentarer til forslaget.
Flere beboere markerede, at de ønskede at støtte forslaget.
Den tidligere afdeling Egehøj er medlem af Fællesvirket.
Forslagsstilleren fandt det mest reelt at melde sig ind i Fællesvirket og dermed bidrage økonomisk, hvis man ønskede at deltage i deres arrangementer.
Afdelingsbestyrelsen fremlagde deres holdning, som var en modstand mod medlemskab af Fællesvirket, da de mente at igennem de år, hvor afdelingen havde været medlem af Fællesvirket, havde de ofte måtte stå alene med opståede problemer. Endvidere havde Fællesvirket ikke altid reageret på breve og e-mails fra Egebjerghaven.
Bestyrelsen oplyste yderligere, at Fællesvirkets nyhedsbrev kan læses via deres hjemmeside, hvor man i øvrigt også kan læse Egebladet.
Herefter var der en drøftelse omkring problemerne med trafikken og parkeringen ved Netto samt Fællesvirkets reaktioner på afdelingens henvendelser herom
Afdelingsbestyrelsen oplyste, at de havde modtaget og accepteret en henvendelse fra Fællesvirkets nye formand, som ønskede at afholde afklarende møde omkring de tidligere problemer.
Dette glædede forslagsstilleren at høre.
Herefter blev forslaget sendt til afstemning med afdelingsbestyrelsens oplysning om, at afdelingsbestyrelsen ikke ønskede at sidde i Fællesvirket og hvis forslaget blev stemt ind, måtte det blive en af beboerne, der skulle sidde på posten.
Dette var forslagsstiller villig til.
Forslaget blev vedtaget med 28 stemmer for forslaget og 16 stemmer imod forslaget.
Forslag 4 – Ændring af ”Bestemmelser for Husdyrhold”:
Tilladelse til 2 neutraliserede katte
Forslagsstilleren pointerede, at der var tale om neutraliserede indekatte.
En beboer klagede over de mange katte, der færdedes ude og var til gene for beboerne.
Hertil svarede afdelingsbestyrelsen, at hvis beboere var generet af andre beboeres husdyr, måtte man endelig henvende sig til afdelingsbestyrelsen, som ville reagere på henvendelsen.
Formanden udtrykte, at hans personlige holdning var, at når husdyrreglerne netop var indskærpet med hensyn til hunde, virkede det helt forkert at lempe den med hensyn til katte.
Efter en drøftelse omkring forskellen på hunde og katte blev forslaget sendt til afstemning med følgende resultat:
26 stemte mod forslaget, 14 stemte for og 4 blanke stemmer
Forslaget blev dermed forkastet.
ad 4 - Godkendelse af budget for afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb og sociale aktiviteter for beboerne det kommende år
Afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb for 2008 er fastholdt til 15.000 kr.
Beløb til beboeraktiviteter er sat til 7.000 kr.
Afdelingsmødet godkendte rådighedsbeløbet og beløbet til beboeraktiviteter for 2008.
ad 5 - Godkendelse af afdelingens driftsbudget
Beboerne havde senest 8 dage før mødet modtaget et sammentrængt budget 2008 for afdelingen.
For den gamle afdeling Egebjerghaven anviser budgettet en lejenedsættelse på 1,5 % for familieboliger, 0,7 % for ungdomsboliger og en fastholdelse af lejen for ældreboliger i henhold til skrivelse udsendt den 12. juli 2007 til afdelingens beboere om sammenlægningen og huslejeudligningen.
For den gamle afdeling Egehøj anviser budgettet en lejeforhøjelse på 0,6 % for familieboliger og 5,4 % for ungdomsboliger i henhold til skrivelse udsendt den 12. juli 2007 til afdelingens beboere om sammenlægningen og huslejeudligningen.
Lisbet Schaltz gennemgik budgettet og nævnte som det væsentligste:
En stigning i nettokapitaludgifter på 88.000 kr., hvilket skyldes, at ejendommen er finansieret med indekslån med variabel ydelse.
Offentlige og andre faste udgifter falder med 155.000 kr., der primært skyldes en nedsættelse af ejendomsskatten.
Variable udgifter stiger med 150.000 kr., dels på grund af afsættelse af et større beløb til almindelig vedligeholdelse dels stiger lønomkostninger jævnfør overenskomst.
Henlæggelser falder med 77.000 kr. efter nedjustering af henlæggelser til såvel PPV samt til istandsættelse ved fraflytning.
Boligafgifter og leje falder med 18.000 kr., som skyldes huslejeudligningen mellem de to afdelinger.
Andre indtægter stiger med 29.000 kr., idet der forventes en større renteindtægt.
Der blev spurgt, hvor de 7.000 kr. til dækning af kontingent for tidligere afdeling Egebjerghaven i Fællesvirket skulle tages fra. Lisbet Schaltz svarede, at de i 2008 ville blive taget fra beløbet afsat til uforudsete udgifter. Da tidligere afdeling Egehøj allerede er medlem af Fællesvirket er deres kontingentandel indregnet i budgettet for 2008.
Vedrørende budgetrammen for PPV-arbejder i 2008 blev der spurgt, om beløbet på 60.000 kr., der var afsat til udskiftning af vaskerimaskiner, var stort nok til at indkøbe en vaskerimaskine med en 10 kilos tromle til erstatning for den defekte maskine i vaskeriet.
Herefter var der en drøftelse omkring udskiftningen af vaskerimaskiner, der resulterede i, at afdelingsbestyrelsen besluttede at udskifte den defekte maskine i starten af det nye år.
Der blev spurgt, hvor mange postkasser, det er muligt at udskifte for de 13.000 kr., der er afsat i 2008. Ikke mange, men der er fra 2008 hvert år frem i 10 år afsat 13.000 kr.
Hertil svarede afdelingsbestyrelsen, at der allerede i 2007 var afsat 6.000 kr. og at der i 10-års budgettet var afsat et beløb hvert år.
Allan Fabritius supplerede med at fortælle, at han i samarbejde med afdelingsbestyrelsen kigger på hvilke postkasser og hvilken størrelse, der skal indkøbes, inden postloven træder i kraft ved udgangen af 2009.
En beboer ønskede, at afdelingsbestyrelsen og inspektør synede de nuværende postkasser for at opklare hvor mange, der burde udskiftes allerede i år.
En beboer spurgte om administrationen ville udsende en skitse for de to lejligheder i henholdsvis det tidligere selskabslokale i Egehøj og det ombyggede kontor i Egebjerghaven.
Når skitserne ligger klar, kan de interesserede hente dem på ejendomskontoret.
Antennebudgettet blev for 2008 blev gennemgået og påviser en stigning på 2 kr. i gamle afdeling Egebjerghaven og en stigning på 3 kr. i tidligere afdeling Egehøj.
Herefter blev budgettet samt antennebudgettet for 2008 godkendt.
Afdelingens budget for 2008 blev herefter godkendt med en huslejenedsættelse for gamle afdeling Egebjerghaven pr. 1. januar 2008 på 1,3 % for familieboliger, 0,7 % for ungdomsboliger. Gennemsnitslejen for en familiebolig vil herefter årligt være 841 kr. pr. m², gennemsnitslejen for en ungdomsbolig vil årligt være 715 kr. m² og gennemsnitslejen for en ældrebolig vil årligt være 888 kr. m².
For tidligere afdeling Egehøj blev godkendt en huslejestigning pr. 1. januar 2008 på 0,6 % for familieboliger og 5,4 % for ungdomsboliger. Gennemsnitslejen for en familiebolig vil herefter årligt være 785 kr. pr. m2 og gennemsnitslejen for en ungdomsbolig vil årligt være 587 kr. pr. m2.
Afdelingens antennebudget for 2008 blev ligeledes godkendt.
ad 6 - Valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen og suppleanter
a. Valg af bestyrelsesmedlem
Michael Jensen blev genvalgt som bestyrelsesmedlem.
Afdelingsbestyrelsen består herefter af:
Lars Andersen, formand (2008)
Jette Vang (2008)
Michael Jensen (2009)
b. Valg af suppleant
Grete Kristiansen blev genvalgt som suppleant.
ad 7 - Eventuelt
Formanden takkede for et godt møde, hvor bestyrelsen havde fået lidt at arbejde med.
Endvidere fandt bestyrelsen det glædeligt, at tidligere afdeling Egehøj var repræsenteret på mødet.
Mødet sluttede kl. 21.00. |